Der Tag war wieder zu kurz für die lange Aufgabenliste? Effektives Arbeiten ist oft nur eine Frage der richtigen Organisation, Zielsetzung und Priorisierung. Mit diesen zehn Tipps optimieren Sie Ihren Workflow und steigern die Produktivität am digitalen Arbeitsplatz.

Programme übernehmen manuelle Aufgaben, smarte Gadgets erledigen die Zeiterfassung, Cloud-Dienste und Mobile Apps vereinfachen die Team- und Telearbeit. Keine Frage: moderne Technik steigert die Produktivität am digitalen Arbeitsplatz wortwörtlich automatisch. Doch für optimale Ergebnisse und mehr Effizienz im papierlosen Büro lohnt es sich manchmal auch, an anderen Stellschrauben zu drehen.  

1.    Planbarer Erfolg dank perfekter Organisation

To-do-Listen und Termine auf losen Schmierzetteln sind geradezu dafür prädestiniert, in Vergessenheit zu geraten. Wer dazu neigt, den Überblick zu verlieren, kann sich mit digitalen Organizer-Tools das Projekt- und Termin-Management erheblich erleichtern. Vor allem bei Teamarbeiten ist eine klare Aufgabenverteilung wichtig, um zu vermeiden, dass Arbeiten doppelt oder gar nicht erledigt werden.

2.    Setzen Sie die richtigen Prioritäten

Multitasking kann ein echter Zeitkiller sein. Erledigen Sie lieber eins nach dem anderen – und wenn möglich gleich bis zum Ende. Es gibt eine Reihe wissenschaftlicher Methoden, die dabei helfen, Struktur in die Aufgabenbewältigung zu bringen. Zum Beispiel können Sie mit der Eisenhower-Matrix offene To-dos nach vier Kriterien kategorisieren: dringend oder nicht dringend, wichtig oder unwichtig.  Nur die Aufgaben, die dringend und wichtig sind, sollten Sie sofort erledigen.

3. Lassen Sie Zeitfresser verhungern

Aus „nur mal kurz gucken“ wird schnell ein Rundum-Check auf Instagram, Twitter, LinkedIn und Co. Damit Sie nicht in die Social-Media-Falle tappen, machen Sie um private Chats und Netzwerke während der Arbeit am besten einen Bogen. Wenn Ihnen das schwer fällt, können Sie sich mit kleinen Tools wie Freedom oder StayFocused selbst überlisten. Die Programme blockieren für bestimmte Zeiten definierte Webseiten.

4. Effiziente Meetings im virtuellen Konferenzraum

Auch Meetings können Zeitkiller sein. Vor gut zehn Jahren galt jede dritte Konferenz sogar als überflüssig. Das hat sich im digitalen Büro geändert. Statt Mitarbeiter, Team- und Projektleiter von unterschiedlichen Standorten und Abteilungen an einem Ort zu versammeln, können Sie Besprechungen deutlich effizienter bei Telefon- und Videokonferenzen abhalten. Dank cloudbasierter Business-Lösungen wie Microsoft Office 365 sind Dokumente, Berichte und Präsentationen in Echtzeit auf den Geräten aller Teilnehmer verfügbar und können parallel bearbeitet werden.

5. Finden Sie Ihren Arbeitsrhythmus

Auch vor und nach dem berüchtigten Mittagstief schwankt die Leistungskurve mehrmals am Tag. Die meisten „Morgenmenschen“ erreichen am Vormittag ihr Leistungshoch. Eine Pauschal-Regel ist das aber nicht. Einige Kollegen sprühen erst am späten Nachmittag vor Geistesblitzen und können bis spät abends produktiv arbeiten. Letztendlich geht es also darum, die Arbeitszeit an den eigenen Biorhythmus anzupassen.

6. Der optimale Arbeitsplatz ist individuell

Wer sich außerhalb des Büros oder der klassischen Arbeitszeit besser konzentrieren kann, sollte dieses Potenzial nutzen. Digitale Technik ermöglicht flexible Arbeitsmodelle und erweitert das Büro an jeden gewünschten Ort. Mit einer digitalen Telefonanlage wie One Net Business sind Sie für Kunden, Kollegen und Ihren Chef auch im Home Office unter Ihrer Büronummer erreichbar. Und mit praktischen Gadgets für das mobile Büro können Sie selbst im Café, Park oder auf Reisen produktiv arbeiten.

7. Regelmäßige Pausen für mehr Konzentration

Die Frage, wann und wie lange Sie sich eine Arbeitsauszeit gönnen sollten, beantworten Studien sehr unterschiedlich. Einigkeit herrscht darüber, dass regelmäßige Pausen für die Konzentration enorm wichtig sind. Fünf Minuten pro Stunde sind ein gängiger Richtwert. Oft reicht es schon, sich kurz die Füße zu vertreten oder einen Kaffee zu holen, um mit höherer Aufmerksamkeit an die Arbeit zurückzukehren. 

8. Fitness für mehr Produktivität am Arbeitsplatz

Bewegung und körperliche Aktivitäten wie Treppenlaufen oder Lockerungsübungen fördern nicht nur die Gesundheit, sondern auch die Kreativität. Nicht ohne Grund statten einige Unternehmen ihre Mitarbeiter bereits mit Fitness-Wearables aus, die zu sportlichen Büro-Challenges anspornen. Das kann den Teamgeist fördern und die Produktivität am Arbeitsplatz steigern. 

9. Licht und Luft für ein gutes Arbeitsklima

Generell beeinflusst eine angenehme Atmosphäre im Büro maßgeblich das Wohlbefinden und damit auch die Produktivität. Neben guter Luft trägt Tageslicht zu besserer Konzentration bei. Für die Bürobeleuchtung und Schreibtischlampen empfiehlt sich eine Farbtemperatur zwischen 5500 bis 5800 Kelvin, die dem natürlichen Tageslichtweiß entspricht.

10. Das Genie behebt das Chaos

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz und Desktop können die Produktivität im digitalen Büro in doppelter Hinsicht verbessern. Mit Desktopsuchmaschinen wie Copernic  finden Sie scheinbar verschollene Dokumente in chaotischen Dateiverzeichnissen. Scan- und Cleaner-Apps beseitigen Datenmüll und optimieren die PC-Leistung, wodurch Sie wiederrum schneller arbeiten können.

Die positiven Effekte der Digitalisierung auf die Produktivität am Arbeitsplatz liegen auf der Hand. Und wer konsequent auf seine Arbeitsweisen und potenziellen Schwachstellen achtet, kann nicht nur Konzentration, Arbeitseffizienz und Leistung erheblich steigern.

Wie sorgen Sie für mehr Produktivität am Arbeitsplatz? Schreiben Sie uns, auf welche Techniken und Methoden Sie im Büroalltag nicht mehr verzichten möchten!

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